Elektroniczny Obieg Dokumentów Proton - System od początku stworzony dla administracji publicznej

W nowoczesnej administracji, dokument ma postać elektroniczną, posiadającą znaczenie prawne równorzędne z dokumentem papierowym, ale o zupełnie innych cechach funkcjonalnych. Ustawy obligują urzędy do unowocześniania systemu obsługi interesantów i akceptowania podpisu elektronicznego na równi z podpisem odręcznym.

Elektroniczny obieg dokumentów uwalnia urząd od teczek, skoroszytów, segregatorów i szaf, w których są one przechowywane.

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Proton został zaprojektowany specjalnie dla jednostek samorządu terytorialnego. Jego powstanie poprzedziła dogłębna analiza, uwzględniająca Instrukcję Kancelaryjną oraz specyfikę polskiego urzędu. Dokładne rozpoznanie charakteru pracy na różnych stanowiskach pozwoliło na precyzyjne odwzorowanie zasad obiegu dokumentów.
Dzięki temu użytkownik łatwo oswaja się z programem. Pozytywnie przekłada się to także na łatwe wdrożenie systemu, a co za tym idzie, także na obniżenie kosztów.

Cechy Elektronicznego Obiegu Dokumentów Proton:

• zgodność z instrukcją kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt;
• poprawne, zgodne z praktyką nazewnictwo;
• łatwe definiowanie profili użytkownika i uprawnień poszczególnych osób;
• definiowanie automatycznych procedur postępowania z zadaniami;
• zintegrowana baza wzorcowych pism i formularzy;
• w pełni konfigurowalny system automatycznego numerowania dokumentów;
• wbudowany edytor tekstowy pozwalający na generowanie pism z szablonów;
• bazy informacji wspomagające przeglądanie list interesantów oraz tworzenie raportów;
• bezpieczeństwo przesyłu informacji przez sieć;
• wsparcie dla podpisu elektronicznego;
• obsługa petentów przez Internet;
• skanowanie dokumentów;
• pełnotekstowa wyszukiwarka pozwalająca na przeszukiwanie treści dokumentów typu: .doc, .pdf, .txt
• automatycznie pobieranie danych z wniosków elektronicznych do systemu i rejestracja jako pisma;
• rozbudowany moduł uprawnień, umożliwiający podglądanie zawartości biurka podwładnych;
• automatyczna publikacja treści do BIP.

System można dostosować do struktury każdego urzędu Administrator systemu ma do dyspozycji narzędzia projektowania zależności między komórkami i osobami. Strukturę tą można w każdej chwili podejrzeć w edytorze graficznym, który wizualizuje ją jako diagram drzewkowy.

W systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów Proton zaimplementowano zaawansowane mechanizmy nadawania szczegółowych uprawnień dla użytkowników systemu. Jest to rzecz niezbędna dla zachowania odpowiedniego poziomu zabezpieczenia dostępu do określonych dokumentów.

Funkcje Systemu Proton pogrupowane są w następujących modułach:

Moduł komunikacyjny

zarządza dokumentami i procesami pracy, zapewniając pełną kontrolę przepływu dokumentów i dokonywanych operacji. Odpowiada za czynności związane z odbieraniem pism, spraw i zadań pomiędzy osobami w urzędzie. Przesyłki błyskawicznie trafiają do skrzynki odbiorczej adresata. Po zaakceptowaniu przez odbiorcę trafiają do modułu Moje biurko.

Moje biurko

odzwierciedla tradycyjne stanowisko pracy urzędnika. W jego obrębie znajdują się foldery robocze zawierające aktualne pisma, sprawy i zadania. W trakcie pracy urzędnik ma do dyspozycji szereg narzędzi pomocniczych. Są to m.in. gotowe procedury działań, wbudowany edytor tekstu i biblioteka szablonów dokumentów.

Ewidencje i dzienniki

umożliwia tworzenie tabelarycznych zestawień wymaganych przez Instrukcję Kancelaryjną. Zawiera szereg kreatorów, m.in. ewidencji korespondencji wchodzącej, wychodzącej i tajnej. Kreatory pozwalają także na tworzenie własnych dzienników ewidencyjnych.

Kontrola i statystyka

zawiera katalog raportów prezentujących dane statystyczne związane z pracą urzędu. Statystyki są przedstawiane w ujęciu zbiorczym, dają również możliwość wyszczególniania poszczególnych stanowisk. Dzięki temu można łatwo generować dane o terminowości załatwiania spraw oraz o efektywności pracy urzędu i poszczególnych osób.

Zbiory

zawiera zbiory procedur postępowania z typowymi zadaniami oraz szablony dokumentów. Procedury i szablony można tworzyć i dowolnie modyfikować. Moduł mieści wykaz JRWA oraz zintegrowaną bazę adresową interesantów; zawiera również zbiór teczek spraw, umożliwiających tworzenie podteczek i spisów spraw.”

Administracja

służy do konfigurowania systemu. Pozwala tworzyć wzory automatycznego numerowania dokumentów i dostosować parametry systemu obiegu dokumentów do indywidualnych potrzeb urzędu. W tymże module zawarto także konfigurator uprawnień. Osobne narzędzia służą do konfigurowania i archiwizowania bazy danych oraz tworzenia połączeń z zewnętrznymi aplikacjami.
System został zaimplementowany w środowisku Microsoft .NET Framework 2.0. Jako backend bazodanowy wykorzystuje serwer Microsoft SQL 2000 lub nowszy. Po stronie urzędu działa jako aplikacja desktopowa w systemie Microsoft Windows 98 lub nowszym.

System PROTON pozwala instytucjom spełnić jeden z warunków niezbędnych do uzyskania normy ISO 9000

W 2006 roku system elektronicznego obiegu dokumentów PROTON został poddany ocenie technicznej, merytorycznej i ergonomicznej przez firmę TÜVPOL, zajmującą się, między innymi, certyfikowaniem systemów zarządzania. Wyniki przeprowadzonych testów potwierdziły, że program jest narzędziem znacznie ułatwiającym pracę w urzędach, intuicyjnym i łatwym w obsłudze. Zakres oceny obejmował m.in. wpływ programu na inne oprogramowanie zainstalowane na komputerze, poziom bezpieczeństwa, stabilność pracy, zgodność z obowiązującymi przepisami i możliwość aktualizacji ze względu na nowe przepisy prawne.
Weryfikacja wszystkich wyżej wymienionych obszarów zakończyła się pozytywnie i została potwierdzona certyfikatem wystawionym 29 grudnia 2006 roku.

Wdrożenie systemu Proton oznacza dla urzędów wkroczenie na ścieżkę prowadzącą do uzyskania normy ISO 9000 – normy powszechnie uznawanej za podstawę budowania systemów zarządzania jakością we wszystkich organizacjach.
Proton usprawnia obieg dokumentów i rozpatrywanie spraw w urzędzie, tym samym pozwalając na sprawowanie pełnej kontroli nad procesami przebiegającymi w urzędzie. Zapewnia korzyści, które jednocześnie pozwalają instytucji spełnić jeden z warunków niezbędnych do uzyskania certyfikatu ISO 9000.

Integracja z programami z serii Nowoczesny Urząd

Integracja Protona z pozostałymi programami firmy Sputnik Software umożliwia swobody przepływ danych między aplikacjami. Jest to niezwykle istotne z tego względu, że dostosowanie programów innych producentów pod kątem wymiany informacji pociąga za sobą kolejne koszty; jest również trudne do przeprowadzenia ze względu na różnorodność baz i technologii. W przypadku Protona możliwość wymiany danych jest już wliczona w cenę oprogramowania. Przewidywana jest integracja z Ewidencją Działalności Gospodarczej oraz programem do Ewidencji Ludności.

Testową wersję systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów Proton można zamówić poprzez Internet.

Zachęcamy także do korzystania z bezpłatnych prezentacji naszych konsultantów w Państwa urzędzie.